HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ

Những điều doanh nghiệp cần lưu ý khi sử dụng hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử là giải pháp cho doanh nghiệp trong cuộc cách mạng công nghiệp 4.0, được xem là bài toán kinh tế giúp tiết kiệm chi phí và thời gian thực hiện các nghiệp vụ hóa đơn. Mọi hoạt động của doanh nghiệp từ bán hàng, thanh toán cho tới xuất hóa đơn… đều được số hóa, tự động hóa tạo nên một hệ thống hoàn chỉnh.

1. Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Từ ngày 01/7/2022, các hóa đơn còn tồn đã thông báo phát hành, đã mua của cơ quan thuế theo quy định tại Nghị định 51/2010/NĐ-CP, Nghị định 04/2014/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn sẽ hết giá trị sử dụng.

Do đó, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh (gọi tắt là NNT) bắt buộc phải chuyển đổi sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trước ngày 01/7/2022.

Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh (gọi tắt là NNT) không thuộc đối tượng ngừng sử dụng hóa đơn thì được đăng ký sử dụng HĐĐT theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC để đảm bảo có hóa đơn sử dụng.

Trường hợp cơ quan thuế đã có trả lời chấp nhận việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử của NNT thì các hóa đơn cũ trước đây còn tồn chưa sử dụng phải thực hiện huỷ và thông báo hủy gửi đến cơ quan thuế.

– Trường hợp NNT đã đăng ký sử dụng HĐĐT và đã được cơ quan thuế có thông báo chấp nhận, nếu thay đổi ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn thì không phải thực hiện đăng ký thay đổi thông tin đăng ký sử dụng HĐĐT, nếu muốn bổ sung thêm loại hóa đơn sử dụng theo quy định tại khoản 5, điều 8 Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì:

NNT thực hiện đăng ký thay đổi thông tin đăng ký sử dụng HĐĐT theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT ban hành kèm theo Phụ lục IA tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP (gọi tắt là Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT) với cơ quan thuế.

Trong đó, NNT chọn đúng và đầy đủ các thông tin NNT đã đăng ký trước đây và bổ sung các thông tin mới trên Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT.

– NNT được sử dụng HĐĐT của nhiều đơn vị tổ chức cung cấp dịch vụ HĐĐT cung cấp. Trường hợp NNT đã đăng ký sử dụng HĐĐT và đã được cơ quan thuế có thông báo chấp nhận, sau đó NNT thay đổi hoặc đăng ký thêm tổ chức cung cấp dịch vụ HĐĐT thì không phải thực hiện đăng ký thay đổi thông tin đăng ký sử dụng HĐĐT.

(Lưu ý: Nếu có thay đổi chữ ký số do thay đổi tổ chức cung cấp dịch vụ HĐĐT thì NNT phải đăng ký thay đổi thông tin đăng ký sử dụng HĐĐT với cơ quan thuế).

– Trường hợp thông tin địa chỉ thư điện tử (mail) trên tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn không đúng nên không nhận được Thông báo tiếp nhận và Thông báo chấp nhận đăng ký sử dụng (tài khoản và mật khẩu đều đã chuyển về mail sai), NNT thực hiện đăng ký thay đổi thông tin đăng ký sử dụng HĐĐT theo mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT để đăng ký thay đổi thông tin địa chỉ mail đúng.

– NNT lựa chọn loại hóa đơn sử dụng phù hợp với phương pháp kê khai nộp thuế giá trị gia tăng:

+ Hóa đơn giá trị gia tăng là hóa đơn dành cho các tổ chức khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ:

+ Hóa đơn bán hàng là hóa đơn dành cho các tổ chức, cá nhân như sau:

•Tổ chức, cá nhân khai, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp.

•Tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan khi bán hàng hoá, cung cấp dịch vụ vào nội địa và khi bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ giữa các tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan với nhau, xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài, trên hóa đơn ghi rõ “Dành cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan”.

– Trường hợp NNT là đơn vị phụ thuộc không đăng ký kê khai thuế, nộp thuế GTGT cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp thì đơn vị phụ thuộc không đăng ký sử dụng hóa HĐĐT riêng mà sử dụng hóa đơn của trụ sở chính.

Doanh nghiệp (trụ sở chính – Công ty mẹ) không đăng ký sử dụng HĐĐT cho đơn vị phụ thuộc nếu đơn vị phụ thuộc trực tiếp bán hàng, theo dõi hạch toán đầy đủ thuế GTGT đầu ra, đầu vào và đăng ký kê khai thuế, nộp thuế GTGT cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp đơn vị phụ thuộc thì đơn vị phụ thuộc đăng ký sử dụng hóa HĐĐT riêng.

2. Hình thức hóa đơn điện tử

 – Hóa đơn điện tử có mã CQT:

>> Là HĐĐT được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua;

>> Mã của CQT bao gồm: 

   + Số giao dịch là một dãy số duy nhất do hệ thống của CQT tạo ra;

  + Một chuỗi ký tự (34 ký tự) được CQT mã hóa từ thông tin người bán lập trên HĐ.

– Hóa đơn điện tử không có mã CQT:

>> Là HĐĐT do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của CQT.

(Điều 89, 90 Luật Quản lý thuế 2019; Điều 3 Nghị định 123 và Điều 8 Thông từ 78)

– Hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử đến cơ quan thuế:

>> Là HĐĐT có mã hoặc không có mã của CQT;

TH người bán có sử dụng máy tính tiền thì người bán đăng ký sử dụng HĐĐT được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế.

3. Loại hóa đơn điện tử 

Theo quy định,hóa đơn điện tử được phân thành 6 loại như sau:  

  • Hóa đơn bán hàng;
  • Hóa đơn giá trị gia tăng;
  • Hóa đơn điện tử bán tài sản công;
  • Hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia;
  • Các loại hóa đơn điện tử khác: Tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử;
  • Chứng từ điện tử được sử dụng và quản lý như hóa đơn: Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử.

  (Theo Khoản 2 Điều 89 Luật Quản lý thuế 2019; Điều 8 Nghị định số 123 và Khoản 1 Điều 4 Thông tư 78)

>> Trong đó:   

  • Hóa đơn giá trị gia tăng: dành cho tổ chức khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ sử dụng cho các hoạt động: 
    • Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trong nội địa;
    • Hoạt động vận tải quốc tế;
    • Xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu;
    • Xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài
  • Hóa đơn bán hàng: dành cho tổ chức, cá nhân như sau: 
    • Tổ chức, cá nhân khai, tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp sử dụng cho các hoạt động:
      + Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trong nội địa;
      + Hoạt động vận tải quốc tế;
      + Xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu;
      + Xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài;
    • Tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ vào nội địa và khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ giữa các tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan với nhau, xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài, trên hóa đơn ghi rõ “Dành cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan”.

(Theo Điều 8 Nghị định 123)